Registry

HELIOS Green Registratúra

EN_Modul Registratúra v systéme HELIOS Green je určený výkonným, ale aj riadiacim zamestnancom. Výkonným zamestnancom poskytuje nástroj pre racionalizáciu činností, ktoré súvisia s vedením evidencie záznamov, s ich vybavovaním a odosielaním, ako aj s vytváraním textových dokumentov. Riadiacim zamestnancom ponúka rôzne prehľady o štádiu vybavovania konkrétneho podania (veci), zaťaženosti jednotlivých pracovísk a zamestnancov. Umožňuje efektívne kontrolovať dodržiavanie lehôt vybavenia spisov, ponúka im i možnosť hodnotiť kvalitu výkonu jednotlivých činností. Riešenia spĺňa legislatívne požiadavky v zmysle výnosu MV SR č. 525/2011 Z. z. o štandardoch pre elektronické informačné systémy na správu registratúry.

HELIOS Green Registratúra slúži pre automatizáciu administratívnych činností

    vedenie registratúrneho denníka

    vedenie úplnej a presnej evidencie záznamov pochádzajúcich z činnosti organizácie, tzn. doručených, ako aj odoslaných záznamov

    evidencia prostredníctvom čiarových kódov

    vyhotovenie konceptu alebo čistopisu vybavenia záznamu, t.j. tvorbou textových dokumentov

    podávanie informácií zamestnancom úradu / organizácie a verejnosti

    uloženie a ochrana zapísaných údajov

    plánovanie vyraďovania registratúrnych záznamov a spisov.

Štruktúra systému je flexibilná a otvorená. Môže sa zaviesť v podmienkach ľubovoľnej organizačnej formy, decentralizovanej alebo centralizovanej formy vedenia registratúrneho denníka (denníka záznamov a denníka spisov). Systém je spisovo orientovaný. To znamená, že záznamy, ktoré vznikli pri vybavovaní jednej veci v jednom kalendárnom roku sa evidujú pod rovnakým číslom spisu. Jednotlivé záznamy spisu (podania i vybavenia) sa zakladajú spolu s prílohami do jedného spisového obalu. Program umožňuje zaradiť záznam ku konkrétnemu, už existujúcemu spisu aj dodatočne. Práca s modulom Registratúra vedie k systematickej práci so záznamami a spismi, umožňuje ich triedenie podľa dôležitosti.

Rozširujúce nadstavby modulu Registratúra

Modul Registratúra je možné rozšíriť o nadstavbové riešenia úzko spojené s problematikou vedenia registratúry a spisov v rámci spoločnosti, napr. elektronický archív dokumentov, workflow a webový portál.

Elektronický archív dokumentov

Rozširujúcou nadstavbou je modul Automatické skenovanie a priraďovanie dokumentov (Document Management System).

Modul Automatické skenovanie je určený pre spoločnosti, ktoré vo veľkom rozsahu využívajú skenovanie rôznych typov dokumentov, s ktorými následne pracujú a zálohujú ich aj v elektronickej podobe. Riešenie obsahuje nasledovnú funkčnosť:

    automatické priraďovanie skenovaných dokumentov podľa čiarového kódu dokumentu

    automatické priradenie dokumentu k zaevidovanému záznamu podľa čiarového kódu

    mailová notifikácie na nespracované  dokumenty

    ochrana osobných údajov – možnosť prístupu k dokumentom len cez aplikáciu

    automatické generovanie elektronických odoslaných dokumentov vrátane certifikácie a elektronického podpisu – ich archivácia v PDF forme (faktúry odoslané, dodacie listy, vážne listy a podobne)

    ukladanie dokumentov do databázy v binárnom tvare nie do súborového systému – databáza oddelená od produkčnej systémovej databázy informačného systému.

Workflow – podpora evidencie dokumentov

Po nasadení modulu Registratúra, sa ako súčasť riešenia implementuje aj modul Workflow, ktorý zabezpečuje efektívnu kontrolu vybavenia jednotlivých podaní (dokumentov). Riešenie obsahuje v spojitosti s registratúrou nasledovnú funkčnosť:

    automatická podpora schvaľovacieho procesu, procesu vybavenia dokladu – uloženia do archívu

    mailová notifikácia na doručené písomnosti podľa povahy dokumentu

    sledovanie lehoty na vybavenie dokumentu

    notifikácia nadriadených osôb referenta v rámci organizačnej štruktúry o termínoch na nevybavených dokumentoch a spisoch

    preventívna notifikácia pred uplynutím lehoty na vybavenie dokumentu alebo spisu, notifikácia pred uplynutím lehoty na právoplatnosť dokladu, prípadne lehoty na odvolanie.

Webový portál

Registratúru je možné doplniť aj o riešene na automatické zobrazovanie a evidenciu rôznych typov dokumentov (zmluvy, objednávky, faktúry, atď.) na externých, resp. interných webových portáloch.

    webová služba –  generovanie záznamov z/do externých systémov

    webová služba – založenie nového spisu z externých systémov

    webová služba – aktualizácia záznamu a prílohy z/do externých systémov.